Privacyverklaring provincie Noord-Brabant

Zij geeft dit vorm door in haar handelen en uitingen zowel intern als extern uit te gaan van de kernwaarden betrouwbaar, transparant, zorgvuldig en veilig.

Waarom wij uw gegevens verwerken

Wij hebben als organisatie een aantal verplichtingen tegenover u. Om die verplichtingen goed na te kunnen komen, hebben wij een aantal gegevens van u nodig die wij vervolgens verwerken. Wij verwerken uw gegevens ook in het kader van het organiseren van evenementen. Het verwerken van deze gegevens doen wij echter alleen voor de doeleinden waarvoor ze verkregen zijn.

Hoe wij aan de gegevens komen

De meeste gegevens verkrijgen wij rechtstreeks van u. Daarnaast kunnen gegevens via andere partijen (waarbij wij uiteraard de wettelijke voorschriften in acht nemen) en via openbare bronnen worden verkregen.

Met welke partijen de gegevens (kunnen) worden gedeeld

Uw persoonsgegevens worden in beginsel alleen door de provincie Noord-Brabant gebruikt. De gegevens worden met andere partijen gedeeld indien hiervoor een geldige grondslag is. Voorbeelden van partijen met wie wij uw gegevens kunnen delen zijn: gemeenten, omgevingsdiensten en adviseurs.

Welke gegevens wij verwerken

De gegevens die wij (kunnen) verwerken zijn:

• naam, achternaam en contactgegevens
• geboortedatum en geslacht
• nationaliteit en geboorteplaats
• BSN nummer
• gegevens bedrijf, zoals kvk-nummer
• handtekening
• financiële gegevens
• locatiegegevens
• kenteken
• burgerlijke staat
• perceelgegevens
• strafrechtelijke gegevens
• personeels gerelateerde gegevens, zoals gegevens over de aard en de inhoud van de (huidige) dienstbetrekking (zie privacyverklaring personeel)
• beeldmateriaal, met of zonder geluid
• overige gegevens waarvan de verwerking wordt vereist door de wet of die noodzakelijk zijn om een wettelijke regeling toe te kunnen passen

Gronden voor de gegevensverwerking

Veel persoonsgegevens die de provincie Noord-Brabant verwerkt komen voort uit wettelijke en bestuurlijke taken die bij de provincie zijn belegd en wettelijke verplichtingen waaraan de provincie moet voldoen.
Wij kunnen uw gegevens ook in de volgende gevallen verwerken:

• u heeft toestemming verleend. U kunt altijd terugkomen op de door u verleende toestemming door uw verzoek naar dataprivacy@brabant.nl te sturen
• om een overeenkomst uit te kunnen voeren
• ter bescherming van uw vitaal belang
• om een gerechtvaardigd belang te kunnen behartigen

Wie er toegang hebben tot de gegevens

De provincie draagt er zorg voor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor functionarissen die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie of opdracht.

Bij de uitvoering van haar taken kan de provincie gebruik maken van diensten van derden. Dit kan zijn door externe krachten die de provincie ondersteunen bij het uitvoeren van haar taken, externe partijen waaraan de provincie taken (deels) heeft uitbesteed, of in samenwerkingsverbanden waarbinnen taken in samenwerking met andere partijen worden opgepakt. Daarnaast maakt de provincie voor haar informatievoorziening in bepaalde gevallen gebruik van onlinediensten zoals clouddiensten en SaaS-oplossingen.

De provincie gaat zorgvuldig te werk bij de selectie van (uitvoerende) partners. Met het oog op privacy laat de provincie derden een verwerkingsovereenkomst ondertekenen. Met het ondertekenen van deze overeenkomst conformeren zij zich bij de uitvoering van hun taken aan de bepalingen uit de Algemene verordening gegevensbescherming. Bij de selectie van onlinediensten die worden gebruikt voor de verwerkingen van persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens, wordt er een security-/privacy scan uitgevoerd.

Wat doen wij om uw gegevens te beschermen

Binnen onze informatievoorziening speelt informatiebeveiliging een belangrijke rol. Periodiek laten wij een externe audit uitvoeren op de beveiliging van onze ICT-omgeving en ICT–systemen. Daarnaast maken wij onze medewerkers bewust van risico’s die samengaan met het verwerken van informatie en persoonsgegevens in het bijzonder. Dit doen wij onder andere met bewustwordingscampagnes, verplichte e-learnings en aandacht voor informatiebeveiliging en privacy tijdens bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers.

Bewaartermijnen

De Algemene verordening gegevensbescherming bepaalt dat uw gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Voor de meeste gegevens die de provincie Noord-Brabant verwerkt, geldt een wettelijke bewaartermijn. De gegevens zullen in dit geval na het verstrijken van die bewaartermijn worden verwijderd. Voor gegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, bepaalt de provincie Noord-Brabant aan de hand van het doel hoe lang het noodzakelijk is de gegevens te bewaren.

Uw rechten

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming beschikt u over een aantal rechten waar wij u graag over op de hoogte willen brengen. Het gaat om de volgende rechten:

• het recht om uw gegevens in te zien
• het recht om vergeten te worden
• het recht op informatie
• het recht om uw gegevens over te laten dragen
• het recht om de gegevens die over u worden verwerkt te wijzigen
• het recht om minder gegevens te laten verwerken over u
• het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming/profilering
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens

In het geval u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u een verzoek bij ons indienen. Dit kunt u doen door een e-mail te sturen naar dataprivacy@brabant.nl. Wij doen uiteraard ons uiterste best om gevolg aan uw verzoek te geven, maar soms is dit niet altijd mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan gegevens die wij niet mogen verwijderen, omdat wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.

Wij zullen binnen twee weken en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informatie geven over het gevolg dat wij aan het verzoek geven. Deze termijn kan, indien nodig, met twee maanden verlengd worden wanneer wij bijvoorbeeld veel verzoeken tegelijk binnen hebben gekregen of het verzoek complex is. Wij zullen u uiteraard altijd tijdig op de hoogte stellen wanneer dit het geval is.

Klachten en vragen

Wanneer u van mening bent dat wij ons mogelijk niet houden aan de regels uit de Algemene verordening gegevensbescherming, kunt u een klacht bij ons indienen door te e-mailen naar dataprivacy@brabant.nl. U kunt bij dit e-mailadres ook terecht voor vragen of om in contact te komen met onze privacy officer.

Indien u het niet eens bent met de manier waarop de Provincie Noord-Brabant met uw gegevens omgaat of met het gevolg dat aan uw verzoek met betrekking tot uw rechten is gegeven, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming Jill de Groot via JdGroot@brabant.nl. U kunt ook contact met haar opnemen voor vertrouwelijke zaken.

Mocht u, na behandeling van uw klacht of verzoek, het niet eens zijn met het resultaat, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie hierover vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijziging van deze privacyverklaring

Wanneer wij deze privacyverklaring willen wijzigen, zullen wij dit minstens twee weken van tevoren aankondigen op onze site. Het is daarom noodzakelijk dat u de site regelmatig bezoekt zodat u op de hoogte blijft over hoe wij met uw gegevens en privacy omgaan.

Contactgegevens

Provincie Noord-Brabant
Brabantlaan 1
5216 TV ‘s-Hertogenbosch

Postadres:
Postbus 90151
5200 MC ‘s-Hertogenbosch

Centraal telefoonnummer: 073-6812812
Site: www.brabant.nl
E-mail: dataprivacy@brabant.nl

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 19 juni 2023.