Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant
Gelet op artikel F4, eerste lid, van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling provincies;
Gezien de instemming van de Commissie van overleg voor de ambtenaren in dienst van
de provincie met de voorgenomen aanpassing, zoals gegeven tijdens de overlegvergadering
op 13 oktober 2011;
Overwegende de behoefte om de regeling op een aantal punten te wijzigen, waaronder
verlenging van de termijn waarbinnen declaraties ingediend moeten zijn, forfaitaire
vergoeding van maaltijden en kleine onkosten, alsmede vergoeding van tol- en parkeerkosten
bij gebruik van eigen vervoer;
Overwegende dat van de gelegenheid gebruik is gemaakt tevens een aantal technische
verbeteringen door te voeren ter verbetering van de toegankelijkheid van de regeling;
Overwegende dat gezien de totale omvang van de wijzigingen het de voorkeur heeft hiertoe
de huidige regeling in te trekken en te vervangen door een geheel nieuwe regeling;
Besluiten vast te stellen de volgende regeling:
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Bij het begrip dienstreis wordt geen onderscheid gemaakt in reizen in binnen- of buitenland.
Hoe een dienstreis verloopt valt, in beginsel, onder de verantwoordelijkheid van de
leidinggevende. Zo zal de leidinggevende voor degene die zijn werkzaamheden in het
veld verricht kunnen aangeven dat het niet de bedoeling is dat hij zijn werkzaamheden
(langdurig) onderbreekt om rustig in een wegrestaurant zijn koffiepauze te nemen.
In overleg en in redelijkheid zullen de opdrachten moeten worden gegeven door de leidinggevende
en opgevolgd door de medewerker. Mocht de medewerker het met zodanige aanwijzingen
niet eens zijn, dan kan hij op grond van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar maken.
Artikel 3
Aan deze mogelijkheid hebben Gedeputeerde Staten uitvoering gegeven door vaststelling
van de Regeling reis- en verblijfkosten ambulante functies provincie Noord-Brabant.
Artikel 4
Als andere plaats bedoeld in tweede lid kan onder meer worden aangemerkt de plaats
van het woonhuis van de medewerker of een tijdelijk onderkomen. Een leidinggevende
kan een andere plaats als begin- of eindpunt van de dienstreis aanmerken.
Artikel 5
Uitgangspunt is dat met openbaar vervoer wordt gereisd. Slechts om redenen van doelmatigheid
kan daarvan worden afgeweken.
Doelmatigheidsoverwegingen zijn:
a. onbereikbaar of zeer slecht bereikbaar met fiets of het openbaar vervoer (met een
maximale reistijdverhouding van auto : openbaar vervoer van 1 : 1,5); Dienstreizen
naar plaatsen met een NS-station worden in de regel gemaakt met openbaar vervoer,
vanaf het station kan gebruik gemaakt worden van een taxi of een OVfiets;
b. extreem lange reistijd bij korte verblijfsduur;
c. meerdere bestemmingen op één dag;
d. veel bagage.
De vervoercoördinator kan om een advies gevraagd worden.
Van de mogelijkheid genoemd in lid 3 onder c dient zeer terughoudend gebruik gemaakt
te worden. Gedacht kan worden aan overmachtsituaties waardoor niet tijdig (minimaal
een werkdag van tevoren) een auto van de provincie gereserveerd kon worden.
Artikel 8
Uitgangspunt is dat woon-werkverkeer met eigen vervoer niet wordt vergoed. De kilometers
van de dienstreis die loopt over het traject waarop de medewerker in het kader van
woon-werkverkeer met eigen vervoer naar de plaats van tewerkstelling rijdt worden
niet (meer) in mindering gebracht. Deze kilometers worden beschouwd als werkkilometers,
als ze onderdeel uitmaken van een dienstreis.
Artikel 9
Lid 2: De NS Business Card dient tot de grens gebruikt te worden. Voor de reis in
het buitenland dient een treinkaartje gekocht te worden. Dit kan op het station, dan
wel via internet gedaan worden.
Artikel 10
Aansluiting is gezocht bij de Reisregeling binnenland en de Reisregeling buitenland,
vastgesteld door de Minister van Binnenlandse Zaken, welke uitgaat van forfaitaire
bedragen.
De voor een dienstreis gemaakte kosten voor maaltijden en voor kleine uitgaven zoals
koffie, thee en andere kleine versnaperingen overdag en ’s-avonds, worden dus niet
(meer) vergoed naar de werkelijk gemaakte kosten tot een maximum van de bedragen.
In lid 3 van dit artikel is een uitzondering opgenomen voor de vergoeding van de kosten,
ingeval bijvoorbeeld sprake is van een lunch, die aangeboden of inbegrepen zijn bij
een bijeenkomst.
Artikel 12
Parkeerkosten die gemaakt zijn met de eigen auto van de medewerker mogen worden gedeclareerd.
Deze parkeerkosten zullen via eindheffing worden gebruteerd. De parkeerkosten gemaakt
met een door de provincie ter beschikking gestelde auto worden niet gebruteerd.
Artikel 13
Bij het digitale formulier declaratie reis- en verblijfkosten is voor het buitenland
een shortlist opgenomen van meest bezochte landen. Mochten er landen ontbreken, dan
kunnen die desgewenst worden toegevoegd.
De bonnen worden door de medewerker ingescand en digitaal bij de declaraties gevoegd.
De originele bon moet door de medewerker bewaard worden totdat de toekenningsbeschikking
is ontvangen.
Artikel 14
Van de hardheidsclausule dient zeer terughoudend gebruik gemaakt te worden.
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant
de voorzitter
|
de secretaris
|
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk
|
drs. W.G.H.M. Rutten
|