Memorie van toelichting
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening Havenschap
Moerdijk 2014. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor
het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen
en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing
op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd
aan het archiefrechtelijk begrip documenten.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming‑
en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt
nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met
de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet
werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders
en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik
van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld.
Het begrip is aangepast aan de Archiefregeling.
Organisaties, die nog specifieker zowel papieren als digitale informatiebronnen willen
aanduiden, kunnen in de begripsbepalingen naast het begrip document het begrip registraties
opnemen. In dat geval beperkt het begrip document zich tot tekstbestanden en registraties
zich tot andere gegevensbestanden. Beide begrippen dienen vervolgens gerelateerd te
worden aan het archiefrechtelijk begrip documenten.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 eerste lidOnder b en d, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen
is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten
regels te kunnen stellen.
Artikel 1 tweede lid
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten.
Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop,
alsmede in het belang van de rechtszekerheid van het openbaar lichaam, de andere overheidsorganen
en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden
gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale.
Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking
komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder
dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op
de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking
komende documenten. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten
en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking
komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te
vallen.
Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten
niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de
Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen
in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in Artikel 17 van dit besluit.
Artikel 4De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats
berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn
kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in
dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 5Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het
gebruik van de studiezaal.
Artikel 7Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en
zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheereenheid
aangemerkt.
Artikel 9Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid,
Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.
Artikel 10De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang
voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen
is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging
rekening te houden.
Artikel 11Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie
wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door
middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient
ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 12De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten,
omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te
leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door
middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing
van de procedures.
Artikel 13In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet
voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen
het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch
tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van
registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht
tot registratie.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van
een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen
te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel
noodzakelijk.
Artikel 14De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten,
omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te
leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door
middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing
van de procedures.
Artikel 15In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen
specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden
en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond
van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen
vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te
geschieden door de toezichthouder(s).
Artikel 18Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.
Artikel 20De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten,
omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te
leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door
middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing
van de procedures.
Artikel 22Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging,
vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens
bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden.
Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te
worden toegepast.
Artikel 23Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden
van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar
gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 24 en 25Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit
1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris
heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
Artikel 27De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben,
is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien
van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening
wordt gehouden met de selectie‑eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie
leiden.
Artikel 28Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit
1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument
te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 29Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn
naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer
dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.
Het Dagelijks Bestuur van Havenschap Moerdijk,
De secretaris
|
De voorzitter
|
F.J. van den Oever
|
Y.C.M.G. de Boer
|