Toelichting bij Regeling mandaat Commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant
Algemeen
Deze toelichting geldt tevens als algemene instructie ter zake van de uitoefening
van de overgedragen bevoegdheden.
Het onderhavige mandaatbesluit is opgedeeld in een vijftal hoofdstukken:
-
1. Begripsbepalingen.
-
2. Vertegenwoordiging van de provincie buiten rechte, waarbij de provincie als rechtspersoonlijkheid
bezittend openbaar lichaam moet optreden. Gedeputeerde Staten zijn meestal beslissingsbevoegd,
doch de Commissaris van de Koning treedt op als vertegenwoordiger.
-
3. Beslissings- en ondertekeningsmandaat aan de kabinetschef met betrekking tot taken
en bevoegdheden die direct toebehoren aan de Commissaris van de Koning, (veelal wettelijke
taken aangaande politie, brandweer etc.).
-
4. Het verlenen van ondertekeningsmandaat voor zaken waarvoor Gedeputeerde Staten
de beslisbevoegdheid bezitten, maar waarvoor de Commissaris van de Koning op grond
van het bepaalde in artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet in eerste instantie
verplicht is de uitgaande stukken namens het bestuursorgaan Gedeputeerde Staten te
ondertekenen, tezamen met de secretaris.
-
5. Overige bepalingen, onder meer inhoudende algemene instructies met betrekking
tot de uitoefening van bevoegdheden en de controle en verantwoording.
Artikelsgewijs
Artikel 1
De definities in dit artikel leggen een relatie met de voor deze provincie vastgestelde
Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant. Voor de wijze waarop de verdeling van
de bevoegdheden is geregeld, is de gekozen organisatiestructuur en de daaraan ten
grondslag gelegde filosofie uiteraard van groot belang.Overigens zij er op deze plaats
op gewezen, dat het mandaatbesluit niet afdoet aan de binnen de organisatie ten aanzien
van de voorbereiding van besluiten geldende overleg- en coördinatieprocedures. Deze
blijven onverkort hun gelding houden.Dit geldt evenzeer de vervangingsregelingen;
hiervoor zijn, overwegend in de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant, afzonderlijke
regelingen vastgesteld.
Artikel 1,eerste lid, onder i
Het hoofd van de afdeling Kabinetszaken vervult een specifieke rol waar het betreft
zijn functioneren namens de Commissaris van de Koning in zijn hoedanigheid van rijksorgaan.
Om die reden is ervoor gekozen om daar de bij die rol behorende functieaanduiding
van ‘kabinetschef’ te gebruiken.
Artikel 1, tweede en derde lid
Gelet op de definitie van het begrip mandaat in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht
(Awb) wordt in deze regeling niet uitsluitend over ‘mandaat’ gesproken, maar ook over
volmacht, respectievelijk machtiging. Volmacht is de privaatrechtelijke tegenhanger
van mandaat uit het publiek recht, terwijl machtiging betrekking heeft op feitelijke
handelingen.
Artikel 2, eerste lid
Bij vertegenwoordiging van de provincie buiten rechte moet worden gedacht aan de verlening
van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, veelal de
ondertekening van overeenkomsten (convenanten daaronder begrepen) of het doen van
aanbestedingen.
De volmacht/machtiging betreft vertegenwoordigingshandelingen inzake besluiten van
Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten. In de meeste gevallen zal het om besluiten
door of namens Gedeputeerde Staten gaan. Als uitgangspunt geldt, dat ingeval van besluitvorming
krachtens mandaat of ondermandaat, de vertegenwoordiging buiten rechte door dezelfde
functionaris plaats heeft. Hoewel het derhalve meestal ambtenaren zullen zijn die
de vertegenwoordiging zullen verrichten, kan het in specifieke situaties gewenst zijn
dat de Commissaris van de Koning zélf, dan wel een individuele gedeputeerde daarvoor
het meest in aanmerking komt. In dit laatste geval kan een incidentele volmacht worden
verleend.
Artikel 2, tweede en derde lid
Om praktische redenen en om af te kunnen stemmen op hetzelfde niveau als de onderliggende
besluitvorming, is voorzien in de mogelijkheid van ondervolmacht. Omdat het veelal
gaat om handelingen met belangrijke rechtsgevolgen, dient niettemin zorgvuldig te
worden omgegaan met ondervolmacht. Daarom wordt ondervolmacht schriftelijk verleend
en blijft verlening achterwege voor zover de aard van de volmacht zich daartegen verzet.
Artikel 2, vierde lid
In incidentele gevallen komt het voor, dat het verlenen van een schriftelijke ondervolmacht
aan een niet ondergeschikte wenselijk is. Bijvoorbeeld aan medewerkers van een notariskantoor
in standaard- en routinematige gevallen. Daartoe is in dit artikellid de mogelijkheid
geopend.
Bij de vertegenwoordiging van de provincie in rechte gaat het, in verband met de verplichte
procesvertegenwoordiging bij civiele procedures, veelal om advocaten die namens de
provincie optreden. Op grond van artikel 176, eerste lid, treedt de Commissaris van
de Koning op als vertegenwoordiger van de provincie in rechte. Aangezien het opdragen
van deze vertegenwoordiging aan een door hem aan te wijzen persoon in voorkomende
gevallen op ad hoc basis zal plaatsvinden, hoeft in deze regeling daarover niets te
worden vastgelegd.
Artikel 3
Aan de kabinetschef wordt hier een open mandaat verleend. Uitgangspunt is dat de afdoening
mede de ondertekening omvat.
Artikel 4
In dit artikel is, onverminderd artikel 10:3 Awb, een aantal categorieën van besluiten
opgenomen dat niet voor mandatering in aanmerking komt. De bevoegdheid blijft derhalve
bij de Commissaris van de Koning zelf berusten.Uiteraard kan ook in alle andere gevallen
door de gemandateerde worden besloten van zijn bevoegdheid geen gebruik te maken en
worden aangestuurd op een besluit van de Commissaris van de Koning. Ook kan de Commissaris
in incidentele gevallen het initiatief daartoe nemen en de besluitvorming aan zichzelf
voorbehoudt.
Artikel 4, onder a
Hieronder worden mede begrepen stukken die bestemd zijn voor een Statencommissie,
uitgezonderd die voor de Commissie voor klachten en verzoeken. Voor dit laatste is
gekozen omdat dit een praktische werkwijze is en hiermee binnen de in deze procedure
geldende termijnen gebleven kan worden. De uitzondering in dit artikellid vergt voor
de gemandateerde overigens bijzondere attentie voor wat binnen de duale provinciale
praktijk c.q. de ter zake gevoerde bestuursfilosofie gebruikelijk is met betrekking
tot onderwerpen die – via de griffie – richting het presidium, de Staten of een Statencommissie
gaan.
Artikel 4, onder b
Het vaststellen van beleidsregels als zodanig is uitgezonderd. De verdere uitwerking
daarvan kan, indien de beleidsregels zulks toestaan, aan de gemandateerde worden overgelaten.
Onder het vaststellen van een beleidsregel wordt mede begrepen het wijzigen of intrekken
daarvan.
Artikel 4, onder c
Beoogd wordt aan te geven dat de bevoegdheid te besluiten tot het aangaan van een
convenant, wanneer die bevoegdheid aan de Commissaris van de Koning toekomt, is voorbehouden
aan de Commissaris zélf.
Artikel 4, onder d
Het afwijken van een advies is verstrekkend en behoort daarom aan de Commissaris van
de Koning.
Artikel 4, onder e
Deze beperking waarborgt onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten. Voor afwijking
van het advies van de klachtencommissie geldt hetzelfde als voor de afwijking van
de beslissingen op bezwaar.
Artikel 4, onder f, g en h
De consequenties van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat mandaat
op ambtelijk niveau niet in de rede ligt.
Artikel 5
De Kabinetschef wordt gemachtigd het hem verleende mandaat te ondermandateren aan
een andere functionaris. Dit ondermandaat is een benoemd mandaat.
De medewerker zendt een afschrift van het besluit aan zijn naasthogere leidinggevende.
Artikel 5, derde lid
Onverminderd artikel 4 zijn enkele bevoegdheden in het derde lid van artikel 5 uitgezonderd
van ondermandaten. Dit betekent dat zij door de kabinetschef zelf, en in voorkomende
gevallen door de Commissaris van de Koning, dienen te worden uitgeoefend.
Artikel 5, derde lid, onder a
Het herroepen van een primair besluit in bezwaar is verstrekkend. De verwijzing naar
artikel 10:3, derde lid, van de Awb is van belang, omdat het mandaat of ondermandaat
niet mag worden uitgeoefend door degene die het besluit waartegen het bezwaar zich
richt heeft genomen.
Artikel 5, derde lid, onder b
Deze beperking waarborgt de onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten.
Artikel 5, derde lid, onder c
De consequenties van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat ondermandaat
op ambtelijk niveau niet in de rede ligt.
Op een ondermandaatlijst, ingericht naar analogie van het voor ondermandaat van bevoegdheden
van Gedeputeerde Staten voorgeschreven model, wordt nauwkeurig aangegeven bij wie
en in welke gevallen de afdoenings- en ondertekeningsbevoegdheid ligt. Zaken die niet
op een ondermandaatlijst staan vermeld, kunnen alleen worden afgedaan door de kabinetschef.
Daarnaast blijft het in uitzonderingsgevallen, onder goedkeuring van de Commissaris
van de Koning, toegestaan om voor andere besluiten mandaat aan een medewerker te verlenen.
Bij het gebruikmaken van de ondertekeningsbevoegdheid en ter bepaling of hij daarvoor
de verantwoordelijkheid kan dragen, slaat de mandataris acht op de navolgende aspecten:
- aard/type/soort brief/besluit;
- politieke gevoeligheid van het moment;
- de ontvanger van de brief/het besluit;
- mate waarin reactie op het besluit richting de Commissaris van de Koning valt
te verwachten;
- mate waarin de ontvanger gevoelig kan zijn voor de wijze waarop de brief is
gesteld.
Zodra kan worden aangenomen dat één van deze aspecten een overwegende rol kan gaan
spelen behoort ondertekening en afdoening in het geval van ondermandaat toch door
het hoofd van de afdeling Kabinetszaken plaats te vinden dan wel, ingeval van mandaat,
toch door de Commissaris van de Koning.
De wijze van ondertekening van de betreffende besluiten dient als volgt te zijn:
De Commissaris van de Koningin in de provincie Noord-Brabant,
namens deze,
de kabinetschef.
………………..(naam kabinetschef), kabinetschef
Ingeval van ondermandaat worden de gegevens van de kabinetschef vervangen door die
van de medewerker.
Artikel 6
In dit artikel wordt ondertekeningsmandaat verleend door de Commissaris van de Koning
op grond van artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet aan de secretaris en de
algemeen directeur voor zover het betreft de ondertekening van stukken voortvloeiende
uit besluiten waarbij de afdoening door Gedeputeerde Staten is gemandateerd aan deze
functionarissen. Tevens is voorzien in een regeling voor het verlenen van ondermandaat.
De in artikel 59a, tweede lid, voorgeschreven toestemming van Gedeputeerde Staten
is neergelegd in de Regeling mandaat Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.
De secretaris heeft ondertekeningsbevoegdheid indien stukken zijn afgedaan door het
college.
Artikel 7
Dit artikel geeft het kader aan waarbinnen de op basis van dit mandaatbesluit verleende
bevoegdheden dienen te worden uitgeoefend.
Artikel 8
Omdat de Commissaris van de Koning als mandaatgever uiteindelijk verantwoordelijk
is, dient deze over de mogelijkheid te beschikken deze verantwoordelijkheid waar te
maken. De gemandateerde dient derhalve verantwoording af te leggen aan de Commissaris
van de Koning en deze laatste dient over controlemogelijkheden te beschikken. Dit
geldt evenzeer de ondergemandateerde en zijn leidinggevende.
De controle beperkt zich, gelet op de aard van de mandaatverhouding en een verondersteld
vertrouwen van het bestuursorgaan in de gemandateerde, in beginsel tot controle achteraf,
waarbij het initiatief primair ligt bij degene aan wie het mandaat is verleend.
De mandaatgever kan het initiatief zonodig aan zich trekken (art.10:7 Awb) of de gemandateerde
verzoeken hem alle inlichtingen te verschaffen over de uitoefening van de gemandateerde
bevoegdheid (art.10:6, tweede lid, Awb).
Voor de terugkoppeling naar de Commissaris van de Koning en leidinggevenden is in
het tweede lid van artikel 8 een regeling getroffen. Een basisvoorwaarde voor het
kunnen uitoefenen van deze controle is wel, dat registratie van de bevoegdheidsuitoefening
krachtens mandaat, ondermandaat, volmacht en ondervolmacht of machtiging plaatsheeft.
Alleen dan is controle op zinvolle wijze mogelijk.
De Commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant,
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk