Toelichting bij Regeling mandaat commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant
2018
Algemeen
Deze toelichting geldt tevens als algemene instructie ter zake van de uitoefening
van de overgedragen bevoegdheden.
Deze mandaatregeling is opgedeeld in een vijftal hoofdstukken:
- 1.
Begripsbepalingen.
- 2.
Vertegenwoordiging van de provincie buiten rechte, waarbij de provincie als rechtspersoonlijkheid
bezittend openbaar lichaam moet optreden. Gedeputeerde Staten zijn meestal beslissingsbevoegd,
doch de commissaris van de Koning treedt op als vertegenwoordiger.
- 3.
Beslissings- en ondertekeningsmandaat aan de kabinetschef met betrekking tot taken
en bevoegdheden die direct toebehoren aan de commissaris van de Koning, (veelal wettelijke
taken aangaande politie, brandweer etc.).
- 4.
Het verlenen van ondertekeningsmandaat voor zaken waarvoor Gedeputeerde Staten de
beslisbevoegdheid bezitten, maar waarvoor de commissaris van de Koning op grond van
het bepaalde in artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet in eerste instantie verplicht
is de uitgaande stukken namens het bestuursorgaan Gedeputeerde Staten te ondertekenen,
tezamen met de secretaris.
- 5.
Overige bepalingen, onder meer inhoudende algemene instructies met betrekking tot
de uitoefening van bevoegdheden en de controle en verantwoording.
Artikelsgewijs
Artikel 1
De definities in dit artikel leggen een relatie met de voor deze provincie vastgestelde
Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018. Voor de wijze waarop de verdeling
van de bevoegdheden is geregeld, is de gekozen organisatiestructuur en de daaraan
ten grondslag gelegde sturingsfilosofie uiteraard van groot belang.
Overigens zij er op deze plaats op gewezen, dat deze mandaatregeling niet afdoet aan
de binnen de organisatie ten aanzien van de voorbereiding van besluiten geldende overleg-
en coördinatieprocedures. Deze blijven onverkort hun gelding houden.
Dit geldt evenzeer voor de vervangingsregelingen; hiervoor zijn, overwegend in de
Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018, afzonderlijke regelingen vastgesteld.
Artikel 1, eerste lid, onder f, en vierde lid
Het hoofd Kabinetszaken vervult een specifieke rol waar het betreft zijn functioneren
namens de commissaris van de Koning in zijn hoedanigheid van rijksorgaan. Om die reden
is ervoor gekozen om daar de bij die rol behorende functieaanduiding van ‘kabinetschef’
te gebruiken.
Daarnaast ondersteunt het kabinet de commissaris onder meer bij zijn GS-portefeuille
waaronder Bibob.
Vanwege het bijzondere karakter van deze twee hoofdtaken, hebben Gedeputeerde Staten
besloten om de kabinetschef ten aanzien van het Kabinet zowel de functie van programmamanager
als van H-manager te laten vervullen. Door het vierde lid is geborgd, dat hij de bevoegdheden
kan uitoefenen die bij deze twee functie behoren.
Artikel 1, tweede en derde lid
Gelet op de definitie van het begrip mandaat in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht
(Awb) wordt in deze regeling niet uitsluitend over ‘mandaat’ gesproken, maar ook over
volmacht, respectievelijk machtiging. Volmacht is de privaatrechtelijke tegenhanger
van mandaat uit het publiek recht, terwijl machtiging betrekking heeft op feitelijke
handelingen.
Artikel 2, eerste lid
Bij vertegenwoordiging van de provincie buiten rechte moet worden gedacht aan de verlening
van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, veelal de
ondertekening van overeenkomsten (convenanten daaronder begrepen) of het doen van
aanbestedingen.
De volmacht/machtiging betreft vertegenwoordigingshandelingen inzake besluiten van
Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten. In de meeste gevallen zal het om besluiten
door of namens Gedeputeerde Staten gaan. Als uitgangspunt geldt, dat ingeval van besluitvorming
krachtens mandaat of ondermandaat, de vertegenwoordiging buiten rechte door dezelfde
functionaris plaats heeft. Hoewel het derhalve meestal ambtenaren zullen zijn die
de vertegenwoordiging zullen verrichten, kan het in specifieke situaties gewenst zijn
dat de commissaris van de Koning zélf, dan wel een individuele gedeputeerde daarvoor
het meest in aanmerking komt. In dit laatste geval kan een incidentele volmacht worden
verleend.
Artikel 2, tweede, derde en vierde lid
Om praktische redenen en om af te kunnen stemmen op hetzelfde niveau als de onderliggende
besluitvorming, is voorzien in de mogelijkheid van ondervolmacht. Omdat het veelal
gaat om handelingen met belangrijke rechtsgevolgen, dient niettemin zorgvuldig te
worden omgegaan met ondervolmacht. Daarom wordt ondervolmacht schriftelijk verleend
en blijft verlening achterwege voor zover de aard van de volmacht zich daartegen verzet.
Het verlenen van ondermandaat ten aanzien van bevoegdheden van Gedeputeerde Staten
aan projectleiders geschiedt door programmamanagers door middel van het instellen
van projecten. Om de hiervoor genoemde reden is voor het verlenen van vertegenwoordigingsbevoegdheid
hierbij aangesloten.
Artikel 2, vijfde lid
In incidentele gevallen komt het voor, dat het verlenen van een schriftelijke ondervolmacht
aan een niet ondergeschikte wenselijk is. Bijvoorbeeld aan medewerkers van een notariskantoor
in standaard- en routinematige gevallen. Daartoe is in dit artikellid de mogelijkheid
geopend.
Bij de vertegenwoordiging van de provincie in rechte gaat het, in verband met de verplichte
procesvertegenwoordiging bij civiele procedures, veelal om advocaten die namens de
provincie optreden. Op grond van artikel 176, eerste lid, van de Provinciewet treedt
de commissaris van de Koning op als vertegenwoordiger van de provincie in rechte.
Aangezien het opdragen van deze vertegenwoordiging aan een door hem aan te wijzen
persoon in voorkomende gevallen op ad hoc basis zal plaatsvinden, hoeft in deze regeling
daarover niets te worden vastgelegd.
Artikel 3
Aan de kabinetschef wordt hier een algemeen mandaat verleend. Uitgangspunt is dat
de afdoening mede de ondertekening omvat.
Artikel 4
In dit artikel is, onverminderd artikel 10:3 Awb, een aantal categorieën van besluiten
opgenomen dat niet voor mandatering in aanmerking komt. De bevoegdheid blijft derhalve
bij de commissaris van de Koning zelf berusten.
Uiteraard kan ook in alle andere gevallen door de gemandateerde worden besloten van
zijn bevoegdheid geen gebruik te maken en worden aangestuurd op een besluit van de
commissaris van de Koning. Ook kan de commissaris in incidentele gevallen het initiatief
daartoe nemen en de besluitvorming aan zichzelf voorbehouden.
Artikel 4, onder a
Hieronder worden mede begrepen stukken die bestemd zijn voor een andere gremia van
Provinciale Staten, uitgezonderd die voor de Commissie voor klachten en verzoeken.
Voor dit laatste is gekozen omdat dit een praktische werkwijze is en hiermee binnen
de in deze procedure geldende termijnen gebleven kan worden. De uitzondering in dit
artikellid vergt voor de gemandateerde overigens bijzondere attentie voor wat binnen
de duale provinciale praktijk c.q. de ter zake gevoerde sturingsfilosofie gebruikelijk
is met betrekking tot onderwerpen die – via de griffie – richting het presidium, de
Staten of een ander orgaan van Provinciale Staten gaan.
Artikel 4, onder b
Het vaststellen van beleidsregels als zodanig is uitgezonderd. De verdere uitwerking
daarvan kan, indien de beleidsregels zulks toestaan, aan de gemandateerde worden overgelaten.
Onder het vaststellen van een beleidsregel wordt mede begrepen het wijzigen of intrekken
daarvan.
Artikel 4, onder c
Beoogd wordt aan te geven dat de bevoegdheid te besluiten tot het aangaan van een
convenant, wanneer die bevoegdheid aan de commissaris van de Koning toekomt, is voorbehouden
aan de commissaris zélf.
Artikel 4, onder d
Het afwijken van een advies is verstrekkend en behoort daarom aan de commissaris van
de Koning.
Artikel 4, onder e
Deze beperking waarborgt onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten. Voor afwijking
van het advies van de klachtencommissie geldt hetzelfde als voor de afwijking van
het advies van de Hoor- en adviescommissie bij beslissingen op bezwaar.
Artikel 4, onder f, g en h
De consequenties van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat mandaat
op ambtelijk niveau niet in de rede ligt.
Artikel 5
De Kabinetschef wordt gemachtigd het hem verleende mandaat te ondermandateren aan
een andere functionaris. Dit ondermandaat is een benoemd mandaat.
De medewerker zendt een afschrift van het besluit aan zijn naasthogere leidinggevende.
Artikel 5, derde lid
Onverminderd artikel 4 zijn enkele bevoegdheden in het derde lid van artikel 5 uitgezonderd
van ondermandaten. Dit betekent dat zij door de kabinetschef zelf, en in voorkomende
gevallen door de commissaris van de Koning, dienen te worden uitgeoefend.
Artikel 5, derde lid, onder a
Het herroepen van een primair besluit in bezwaar is verstrekkend. De verwijzing naar
artikel 10:3, derde lid, van de Awb is van belang, omdat het mandaat of ondermandaat
niet mag worden uitgeoefend door degene die het besluit waartegen het bezwaar zich
richt heeft genomen.
Artikel 5, derde lid, onder b
Deze beperking waarborgt de onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten.
Artikel 5, derde lid, onder c
De consequenties van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat ondermandaat
op ambtelijk niveau niet in de rede ligt.
Op een ondermandaatlijst, ingericht naar analogie van het voor ondermandaat van bevoegdheden
van Gedeputeerde Staten voorgeschreven model, wordt nauwkeurig aangegeven bij wie
en in welke gevallen de afdoenings- en ondertekeningsbevoegdheid ligt. Zaken die niet
op een ondermandaatlijst staan vermeld, kunnen alleen worden afgedaan door de kabinetschef.
Daarnaast blijft het in uitzonderingsgevallen, onder goedkeuring van de commissaris
van de Koning, toegestaan om voor andere besluiten mandaat aan een medewerker te verlenen.
Bij het gebruikmaken van de ondertekeningsbevoegdheid en ter bepaling of hij daarvoor
de verantwoordelijkheid kan dragen, slaat de mandataris acht op de navolgende aspecten:
- -
aard/type/soort brief/besluit;
- -
politieke gevoeligheid van het moment;
- -
de ontvanger van de brief/het besluit;
- -
mate waarin reactie op het besluit richting de commissaris van de Koning valt te verwachten;
- -
mate waarin de ontvanger gevoelig kan zijn voor de wijze waarop de brief is gesteld.
Zodra kan worden aangenomen dat één van deze aspecten een overwegende rol kan gaan
spelen behoort ondertekening en afdoening in het geval van ondermandaat toch door
de Kabinetschef plaats te vinden dan wel, ingeval van mandaat, toch door de commissaris
van de Koning.
De wijze van ondertekening van de betreffende besluiten dient als volgt te zijn:
De commissaris van de Koningin in de provincie Noord-Brabant,
namens deze,
Handtekening van de kabinetschef.
……………… (naam kabinetschef), kabinetschef
Ingeval van ondermandaat worden de gegevens van de kabinetschef vervangen door die
van de medewerker.
Artikel 6
In dit artikel wordt ondertekeningsmandaat verleend door de commissaris van de Koning
op grond van artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet aan de secretaris en de
algemeen directeur voor zover het betreft de ondertekening van stukken voortvloeiende
uit besluiten waarbij de afdoening door Gedeputeerde Staten is gemandateerd aan deze
functionarissen. Tevens is voorzien in een regeling voor het verlenen van ondermandaat.
De in artikel 59a, tweede lid, voorgeschreven toestemming van Gedeputeerde Staten
is neergelegd in de Regeling mandaat Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant 2018.
De secretaris heeft ondertekeningsmandaat indien stukken zijn afgedaan door het college.
Artikel 7
Een bijzondere voorziening is getroffen voor de ondertekening van stukken en correspondentie
die uitgaan op basis van besluiten die door Gedeputeerde Staten zelf zijn genomen,
maar waarbij ondertekening –niettemin- in mandaat kan plaatsvinden. Voorwaarde is
dan wel, dat de aard van de te ondertekenen stukken en correspondentie zich daar niet
tegen verzet. Zo zal ondertekening door voorzitter en sectretaris dienen plaats te
vinden in geval van stukken of correspondentie die politiek of bestuurlijk gevoelige
stellingnames inhouden, alsmede gevoelige correspondentie met belangrijke bestuursorganen,
zoals bewindslieden en dagelijkse besturen van grote gemeenten, waterschappen en provincies,
respectievelijk met andere gewichtige relaties van het provinciaal bestuur.
Ten overvloede zij opgemerkt, dat het hier uitsluitend ondertekening van stukken en
correspondentie betreft, nimmer de ondertekening van de besluiten zelf.
Dit artikel treedt in de plaats van het dienovereenkomstige besluit dat de toenmalige
Commissaris van de Koningin op 26 januari 1999 heeft genomen. Dat besluit wordt daarom
bij de vaststelling van deze regeling ingetrokken.
Artikel 8
Dit artikel geeft het kader aan waarbinnen de op basis van deze mandaatregeling verleende
bevoegdheden dienen te worden uitgeoefend.
Artikel 9
Omdat de commissaris van de Koning als mandaatgever uiteindelijk verantwoordelijk
is, dient deze over de mogelijkheid te beschikken deze verantwoordelijkheid waar te
maken. De gemandateerde dient derhalve verantwoording af te leggen aan de commissaris
van de Koning en deze laatste dient over controlemogelijkheden te beschikken. Dit
geldt evenzeer de ondergemandateerde en zijn leidinggevende.
De controle beperkt zich, gelet op de aard van de mandaatverhouding en een verondersteld
vertrouwen van het bestuursorgaan in de gemandateerde, in beginsel tot controle achteraf,
waarbij het initiatief primair ligt bij degene aan wie het mandaat is verleend.
De mandaatgever kan het initiatief zo nodig aan zich trekken (art.10:7 Awb) of de
gemandateerde verzoeken hem alle inlichtingen te verschaffen over de uitoefening van
de gemandateerde bevoegdheid (art.10:6, tweede lid, Awb).
Voor de terugkoppeling aan de commissaris van de Koning en leidinggevenden is in het
tweede lid van artikel 9 een regeling getroffen. Een basisvoorwaarde voor het kunnen
uitoefenen van deze controle is wel, dat registratie van de bevoegdheidsuitoefening
krachtens mandaat, ondermandaat, volmacht en ondervolmacht of machtiging plaatsheeft.
Alleen dan is controle op zinvolle wijze mogelijk.
De commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant,
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk