Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
accountant: een registeraccountant ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening
is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid onderdeel i van de Wet op het accountantsberoep
of een wettelijke auditor als bedoeld in artikel 27, eerste lid, van de Wet toezicht
accountantsorganisaties en welke vervolgens door Provinciale Staten, op basis van
artikel 217, tweede lid van de Provinciewet is aangewezen en belast met de controle
van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening en het verstrekken
van een controleverklaring en verslag van bevindingen;
algemeen directeur: algemeen directeur van de ambtelijke organisatie van de provincie Noord-Brabant,
tevens secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;
audit: systematische controle van en onderzoek naar de opzet, het bestaan en de werking
van bedrijfsprocessen binnen de provincie Noord-Brabant en het onderzoek naar de rechtmatigheid
van baten, lasten en balansmutaties in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording;
concerncontroller: onafhankelijk gepositioneerd adviseur van Directie en Bestuur, leidinggevende van
team Concerncontrol & Auditing;
directie: directie als bedoeld in de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018;
interne auditor: functionaris die door de concern controller feitelijk belast is met het uitvoeren
van het werkplan;
programma: programma als bedoeld in de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018;
programmamanager: programmamanager als bedoeld in de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant
2018;
nota meerjarig intern controlebeleid: leidraad voor de organisatie om middels audits vast te stellen of bedrijfsprocessen,
waaronder financiële beheershandelingen, getrouw en rechtmatig worden uitgevoerd;
werkplan: onderzoeksplan op onder andere het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid van
bedrijfsprocessen, waaronder financiële beheershandelingen.
Toelichting behorende bij het Auditstatuut provincie Noord-Brabant
I. Algemeen
De provincie Noord-Brabant wil als organisatie ‘in control’ zijn en haar middelen
doeltreffend, doelmatig en rechtmatig inzetten. Om dit te bereiken dient er continue
aandacht te zijn voor sturing, het afleggen van verantwoording en verbetering. Artikel
9, achtste lid, van de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018 bepaalt
dat Gedeputeerde Staten nadere regels stellen omtrent de controle. Daarin voorziet
deze regeling. Het gaat hierbij om regels over de wijze waarop binnen de organisatie,
onderzoek wordt gedaan naar de opzet, het bestaan en de werking van bedrijfsprocessen
(zowel financieel als niet-financieel).
In de praktijk wordt dit onderzoek gedaan door middel van zogenoemde audits, die worden
uitgevoerd in het kader van het intern controleplan en het werkplan. De nota meerjarig
intern controlebeleid wordt door Gedeputeerde Staten vastgesteld en vormt het beleidsmatige
kader (leidraad) voor de interne beheersing en de uitvoering van de audits.
Het jaarlijkse werkplan vormt het praktische instrument (onderzoeksplan) voor de uitvoering
van de audits. Van de audits worden rapportages opgesteld met bevindingen, aanbevelingen
en voorstellen voor verbetering van de desbetreffende (financiële) processen.
Deze regeling gaat in op de verschillende rollen die in dit kader worden vervuld door
onder andere de algemeen directeur, concerncontroller, programmamanagers en interne
auditoren.
II. Artikelsgewijs
Artikel 1 Begripsbepalingen
Onder ‘accountant’
Provinciale Staten wijzen, op basis van artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet
een of meerdere accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2
van het BW (zie hieronder), die belast is of zijn met de controle van de in artikel
201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening en het verstrekken van een controleverklaring
en verslag van bevindingen.
De opdracht wordt verleend aan een accountantsorganisatie waarin aangewezen accountants
samenwerken. Onder accountant wordt het volgende verstaan: een registeraccountant
ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld
in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op accountantsberoep of een wettelijke
auditor als bedoeld in artikel 27, eerste lid, van de Wet toezicht accountantsorganisaties.
Artikel 2 Nota meerjarig intern controlebeleid
Eerste lid, onder b
Bij de uitgangspunten van de auditfunctie gaat het met name om de te hanteren controlefilosofie
en de filosofie van interne beheersing en interne controle die daaraan ten grondslag
ligt.
Tweede lid
De controlefilosofie ligt vastgelegd in het ‘Brabantse systeem van Control’ dat in
de nota meerjarig intern controlebeleid wordt herbevestigd. Vier zogenoemde lijnen
van interne beheersing werken samen, waarbij de programmamanagers als eerste verantwoordelijkheidslijn,
integraal verantwoordelijk zijn voor het ‘in control zijn van hun programma’.
Het is deze eerste verantwoordelijkheidslijn die we in de komende jaren sterker willen
ondersteunen en toerusten in het verder waarmaken van de verantwoordelijkheden. Dit
vraagt een gezamenlijke focus en actie vanuit de programmamanagers en de ondersteunende
en adviserende functionarissen.
Derde lid
Wijzigingen van de nota meerjarig intern controlebeleid worden eveneens, door tussenkomst
van de algemeen directeur, ter vaststelling aan Gedeputeerde Staten aangeboden. Van
een wijziging van het intern controle beleidsplan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij
het kiezen van een nieuwe accountant, bij veranderde regelgeving of veranderde scope
van inrichting van de interne beheersing.
Artikel 4 Interne auditor
Eerste lid
De concerncontroller als leidinggevende verstrekt aan de interne auditoren de opdracht
om feitelijk uitvoering te geven aan de audits.
Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn:
- -
Een onafhankelijke positionering in de organisatie en daarbij onafhankelijke oordeelsvorming
en dus geen betrokkenheid in het primaire proces;
- -
Uitvoering van de audits door gekwalificeerde auditoren onder verantwoordelijkheid
van een ‘lead-auditor/controleleider’ die verantwoordelijk is voor de controle van
een specifiek proces of onderdeel uit de jaarrekening;
- -
Interne kwaliteitscontrole op het uitgevoerde werk, onder andere door reviews van
de ‘lead auditor/controleleider’ op het controlewerk van de andere auditoren;
- -
Jaarlijkse vakgerichte scholing op het gebied van relevante wet- en regelgeving en
andere ontwikkelingen op het eigen vakgebied;
- -
Zorgvuldige procesgang, inclusief hoor- en wederhoor en zo nodig inzet van aanvullende
expertise binnen of buiten de provincie en een goede vastlegging van de uitgevoerde
werkzaamheden.
Vijfde lid
De concerncontroller valt voor wat betreft de verantwoording over de resultaatsopdracht
rechtstreeks onder de algemeen directeur en heeft rechtstreeks toegang tot Gedeputeerde
Staten.
Artikel 4, vijfde lid, bepaalt dat indien de situatie daartoe aanleiding geeft, de
interne auditor eveneens rechtstreeks contact kan zoeken met de algemeen directeur
via de concerncontroller. De concerncontroller kan vervolgens zonder tussenkomst van
de algemeen directeur contact zoeken met de commissaris van de koning of Gedeputeerde
Staten.
In uitzonderlijk geval kan zich ook nog de situatie voordoen waarin het programmabudget
van de concerncontroller onderdeel is van een controle. In voorkomend geval kan de
algemeen directeur - in afstemming met de concerncontroller - een interne auditor
opdracht verstrekken voor een onderzoek naar dit budget. De hiertoe gevraagde interne
auditor kan zonder tussenkomst van de concerncontroller over de eventuele bevindingen
contact zoeken met de algemeen directeur.
Wel worden in genoemde onderzoeken de betrokkenen - zo veel als mogelijk - in de gelegenheid
gesteld voor hoor en wederhoor op de te rapporteren bevindingen.
Artikel 5 Audit
De audits kunnen op verschillende typen bedrijfsprocessen betrekking hebben, maar
betreffen voornamelijk financiële audits.
Artikel 6 Auditrapportages
Tweede en derde lid
De programmamanager is de proceseigenaar van het getoetste proces. Vanuit deze verantwoordelijkheid
worden de auditrapportages in eerste instantie met de programmamanager besproken en
is er gelegenheid voor managementreactie.
Vijfde en zesde lid
De concerncontroller rapporteert tussentijds aan Gedeputeerde Staten indien daar aanleiding
toe bestaat. Dit betekent dat Gedeputeerde Staten tijdig op de hoogte worden gebracht
van geconstateerde fouten en onduidelijkheden.
Dit is bedoeld om Gedeputeerde Staten zo tijdig mogelijk op de hoogte te stellen van
mogelijk relevant te rapporteren zaken in de rechtmatigheidsverantwoording. Het specifiek
rapporteren van fouten en onduidelijkheden boven de € 500.000 draagt eveneens hieraan
bij.
Intern rapporteren programmamanagers al via de periodieke voortgangsrapportages aan
de directie (al dan niet via de portfolio directeur) over bij hen bekende fouten en
onduidelijkheden in het programma waar zij verantwoordelijkheid voor dragen.
De concerncontroller rapporteert daarnaast aan Gedeputeerde Staten de lijst met onrechtmatigheden
en onduidelijkheden die wordt opgenomen in de Rechtmatigheidsverantwoording bij de
jaarrekening met daarbij een toelichting (onder meer ten behoeve van de paragraaf
Bedrijfsvoering). Deze rapportage vindt plaats direct na de afronding van de interne
audits die in het werkplan zijn opgenomen (omstreeks 1 maart) en voor de vaststelling
van de jaarrekening in Gedeputeerde Staten.
Artikel 7 Jaarlijkse rapportage
Artikel 7 bepaalt dat de concerncontroller jaarlijks dient te rapporteren aan de algemeen
directeur over de realisatie van het werkplan en daarin de belangrijkste bevindingen
uit de auditrapportages meeneemt. Het draait bij deze rapportage niet om de inhoud
en strekking van concrete adviezen, maar om een rapportage van het al dan niet conform
het werkplan verlopen van de controles.
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
de voorzitter,
mr. I.R. Adema
de secretaris,
drs. M.J.A. van Bijnen MBA