Provinciale Staten van Noord-Brabant,
besluiten:
Toelichting bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale
Staten 2007
Algemeen
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Provinciewet. Dit artikel
legt expliciet vast dat Provinciale Staten en individuele Statenleden een recht op
ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht
op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden
geregeld.
Artikelgewijze toelichting
Artikel 1 tot en met 5
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen
van bijstand aan Statenleden juist bemoeilijkt. De verordening voorziet in een eigen
en een gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken
om bijstand en in daartoe te voeren overleg om het ter beschikking stellen van ambtelijke
bijstand. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel
inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een statenlid direct contact opnemen
een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier
overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met
openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor
niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 91 van
de Provinciewet.
Artikel 6
Een centraal registratiepunt biedt de griffie en de ambtelijke organisatie de mogelijkheid
enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt
niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 2 lid 1 . Deze
hulp kan onbeperkt verleend worden. Het register dat wordt bijgehouden, maakt het
mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de griffie en de ambtelijke
organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte
aan deze voorzieningen.
Artikel 7
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in financiële ondersteuning. De hoogte van het
budget voor fractieondersteuning zal in de provinciale begroting moeten worden opgenomen
en dus door Provinciale Staten worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat
uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans
krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer
lasten zullen hebben is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding
krijgen.
Artikel 8
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding
van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt
aan bestuurswerkzaamheden. Verder is een aantal zaken genoemd waarvoor de bijdrage
niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage
verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat statenleden hun eigen vergoeding voor
het bestuurswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit staten- en commissieleden,
dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet) aanvullen met
de bijdrage voor fractieondersteuning.
Opleidingen voor individuele Statenleden dienen bekostigd te worden uit de daarvoor
beschikbare individuele vergoeding en dientengevolge niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning
(Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden, artikel 7). In
onderstaande tabel is aangegeven welk type vergoedingen en voorzieningen voor fracties
en Statenleden ten laste van welke regeling komen.
Uitgaven van Statenleden
Aard uitgaven
|
Ten laste van de rechtspos.regeling
|
Ten laste van fractieondersteuning
|
Opmerking
|
Vergoeding werkzaamheden
|
Ja
|
Nee
|
Maandelijkse vaste vergoeding
|
Onkostenvergoeding
|
Vaste vergoeding
|
Nee
|
Maandelijkse vaste vergoeding
|
Reiskosten binnenland
|
Mogelijk voor bijeenkomsten t.b.v. provincie
|
Nee, voor fractiebijeenkomsten wel.
|
Voor bijeenkomsten die niet zijn belegd door de provincie dient uit de uitnodiging
te blijken dat deze ten behoeve van de provincie plaats vindt.
|
Reiskosten buitenland
|
Alleen mogelijk na voorafgaande goedkeuring door Presidium
|
Nee
|
|
Verblijfkosten
|
Mogelijk voor bijeenkomsten t.b.v. provincie
|
Nee, voor fractie bijeenkomsten wel.
|
Voor bijeenkomsten die niet zijn belegd door de provincie dient uit de uitnodiging
te blijken dat deze ten behoeve van de provincie plaats vindt.
|
Cursus, congres, seminar of symposium
|
Mogelijk
|
Nee, voor gezamenlijke fractie wel.
|
Voor leden PS eigen begrotingspost
|
Fax, computer en laptop
|
Mogelijk (bruikleen)
|
Nee
|
|
ISDN, internetaansluiting
|
Mogelijk
|
Nee
|
|
Inrichtingskosten werkkamer aan huis
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee
|
|
Telefoonkosten
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee
|
|
Giften
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee
|
|
Betalingen aan politieke partijen
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee
|
|
Representatie
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee, tenzij gezamenlijk als fractie
|
|
Vakliteratuur
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee, tenzij gezamenlijk als fractie
|
|
Contributies, lidmaatschappen
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee, tenzij gezamenlijk als fractie
|
|
Bureaukosten, porti
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee
|
|
Ontvangsten thuis
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee
|
|
Excursies
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee, tenzij gezamenlijk als fractie.
|
|
Ontwikkelen en beheer internetsite leden PS
|
Vaste onkostenvergoeding
|
Nee, tenzij gezamenlijk als fractie.
|
|
Kinderopvang
|
Tegemoetkoming mogelijk
|
Nee
|
|
Uitgaven van fracties
|
|
|
|
Salaris en sociale lasten fractiemedewerkers
|
Nee
|
Mogelijk
|
|
Inhuur personeel fractie/vergoeding werkzaamheden fractiemedewerkers
|
Nee
|
Mogelijk
|
|
Onkostenvergoeding fractiemedewerkers
|
Nee
|
Mogelijk
|
|
Reis- en verblijfkosten fractiemedewerkers
|
Nee
|
Mogelijk
|
|
Cursus, congres, seminar of symposium fractiemedewerkers
|
Nee
|
Mogelijk
|
|
Fax, computer en laptop fractiemedewerkers
|
Nee
|
Mogelijk
|
Per fractie één (in fractiekamer of thuis voor medewerker)
|
ISDN, internetaansluiting fractiemedewerkers
|
Nee
|
Mogelijk
|
Per fractie één (in fractiekamer of thuis voor medewerker)
|
Inrichtingskosten werkkamer aan huis fractiemedewerkers
|
Nee
|
Mogelijk
|
Werkruimte is beschikbaar in het provinciehuis.
|
Telefoonkosten fractiemedewerkers
|
Nee
|
Mogelijk
|
Het gaat daarbij om de kosten voor mobiele telefonie die aantoonbaar gemaakt worden
als direct gevolg van het ondersteunen van het functioneren van de fractie door
de fractieondersteuning; op basis van declaratie en geaccoordeerd door de fractievoorzitter.
|
Opleidingskosten fractiemedewerkers
|
Nee
|
Mogelijk
|
|
Kosten fractiebijeenkomsten
|
Nee
|
Mogelijk
|
| Publiciteit fractie | Nee | Mogelijk |
|
Ontwikkelen en beheer internetsite fractie
|
Nee
|
Mogelijk
|
Het gaat daarbij om de kosten voor het ontwikkelen en hosten van een website of
webblog die uitdrukkelijk de communicatie en het functioneren van de betreffende
provinciale fractie als onderdeel van Provinciale Staten ondersteunt
|
Advieskosten fractie
|
Nee
|
Mogelijk
|
|
Administratiekosten fractie
|
Nee
|
Mogelijk
|
|
Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te
zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar
stellen van provincieambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien
het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn
in de keuze van personen die de fracties eventueel ondersteunen.
Artikel 9
De bijdrage aan de fracties wordt als voorschot in kwartalen verstrekt. In een verkiezingsjaar
wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. De fracties uit Provinciale Staten
in de oude samenstelling krijgen een voorschot tot en met de datum van afscheid. De
nieuwe gekozen fracties in Provinciale Staten krijgen een voorschot vanaf de datum
van installatie. Daarbij worden tevens eventuele veranderingen in samenstelling van
de fracties verwerkt..
Artikel 10
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen
in Provinciale Staten. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden
(of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe staten voor het eerst
vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties)
gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor
fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit
is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot
direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke
fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal
geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden.
Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
Artikel 11
De reservepositie aan het eind van een jaar wordt berekend door de reserve van het
voorgaande jaar te verhogen met de toegekende bijdrage voor fractieondersteuning en
te verlagen met de uitgaven die in overeenstemming zijn met de verordening. De nieuwe
reserve mag niet hoger zijn dat 30% van de toegekende bijdrage voor fractieondersteuning
in het jaar. Deze maximalisering is aangebracht zodat het bedrag niet eindeloos groeit.
In 2005 heeft Provinciale Staten besloten ook het verkiezingsjaar te beperken (PS32/05).
Een negatieve reserve kan niet worden gevormd om te voorkomen dat schulden worden
opgebouwd die uiteindelijk niet gedekt worden door inkomsten. De reservepositie op
31-12 hoeft dus niet gelijk te zijn aan het banksaldo op 31-12 aangezien de bankrekening
voor meerdere inkomsten en uitgaven wordt gebruikt. Ook met betrekking tot de reserve
is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling
in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw
ontstane fracties.
Artikel 12
De inrichting van het verslag is weergegeven in bijlage 1.
Uit het verslag en de accountantsrapportage kan naar voren komen dat uitgaven niet
in overeenstemming zijn met de verordening. Daarnaast kan sprake zijn van een overschrijding
van de maximale reserve. In de verantwoording opgenomen, niet binnen de verordening
passende uitgaven worden teruggevorderd. Eveneens zal worden teruggevorderd de overschrijding
van de reserve zoals blijkt uit het door Provinciale Staten genomen besluit. Voorheen
zijn de teveel bevoorschotte bedragen ingehouden op de voorschotten van het jaar daarna.
Deze verrekening zorgde voor verwarring. Het scheiden van de kasstromen door te werken
met terugvordering brengt helderheid. De griffie zal na vaststelling van de fractievergoedingen
in Provinciale Staten een brief versturen met een verzoek tot terugbetaling van de
overschrijding van de reservepositie danwel de uitgaven niet in overeenstemming met
de verordening. Deze terugbetaling valt dus financieel-technisch onder het boekjaar
waarover de bedragen voor fractievergoedingen zijn vastgesteld.
Conform lid 1 levert elke fractie uiterlijk per 1 april van het kalenderjaar, volgend
op het te verantwoorden begrotingsjaar, het verantwoordingsverslag toe aan de griffie
ter voorbereiding van besluitvorming door Provinciale Staten. De griffie draagt er
zorg voor, dat een externe accountant de controle vanaf dat moment ook daadwerkelijk
uit kan voeren. De opdrachtverlening aan de accountant tot controle op de fractieverantwoording
bevat daartoe een concreet tijdspad, waarvan de fractievoorzitters en –penningmeesters
voor 1 april op de hoogte zijn gebracht. Indien vanuit de ingestelde controle vragen,
correcties, aanvullingen, e.d. rijzen, geschiedt de afwerking hiervan door fracties
en accountant in een zodanige tijdsperiode volgens genoemd tijdspad, dat uiterlijk
per medio juni van het bedoelde kalenderjaar de verantwoording definitief is afgerond;
inclusief de eindrapportage die door de accountant dient te worden opgesteld. De griffie
zorgt er vervolgens voor, dat het statenvoorstel met noodzakelijke bijlagen uiterlijk
voor aanvang van het zomerreces, via het presidium, aan Provinciale Staten voor besluitvorming
zijn voorgelegd. Indien onverhoopt van deze procedure moet worden afgeweken (bijvoorbeeld
afwezigheid van de penningmeester) wordt dit terstond, met redenen omkleed, aan het
presidium gemeld.