Veelgestelde vragen over subsidies

In iedere subsidieregeling staat opgenomen wanneer een aanvraag kan worden ingediend. Houd bij het aanvragen rekening met een eventueel subsidieplafond, dien uw subsidieaanvraag niet te laat in.

Na het indienen van uw subsidieaanvraag krijgt u altijd een digitale ontvangstbevestiging. Deze wordt automatisch aangemaakt en is voor u een bevestiging dat uw aanvraag goed is aangekomen. Uw aanvraag komt binnen bij onze intake (het subsidieloket). Onze medewerkers controleren de aanvraag op volledigheid en vragen eventuele ontbrekende stukken op.

Later in het proces toetsen wij uw subsidieaanvraag op inhoud. Soms constateren wij dat er dan toch nog aanvullende gegevens nodig zijn om de aanvraag goed te kunnen beoordelen. Wij vragen deze gegevens dan bij u op. Let er wel op dat wij de behandeling van uw aanvraag uitstellen, zolang de gegevens die we missen nog niet zijn aangevuld. Op die manier kan het dus voorkomen dat iemand die de subsidieaanvraag later indient, al eerder een besluit ontvangt. Als wij de ontbrekende of aanvullend door ons opgevraagde gegevens niet ontvangen, kunnen we besluiten uw aanvraag niet (verder) in behandeling te nemen of af te wijzen.

Het aanvraagformulier is te vinden via bij elke subsidie. Bezoek hiervoor het loket.

Voordat u een subsidie aanvraagt, kijkt u eerst bij de subsidieregelingen om na te gaan welke subsidiemogelijkheden er zijn, of u in aanmerking komt voor subsidie en aan welke voorwaarden u moet voldoen. Het digitale aanvraagformulier vindt u op de webpagina van de betreffende subsidieregeling. In het formulier vult u de vragen over het project waarvoor u subsidie wenst zo goed en volledig mogelijk in. U kunt uw aanvraag tussentijds opslaan. U krijgt dan per e-mail een code toegestuurd, en kunt op een later moment weer verder waar u gebleven was.

Leningen en garantstellingen zijn ook vormen van subsidie. Wij kunnen deze verstrekken op grond van de Algemene Subsidieverordening. Een besluit om een lening of garantstelling te verstrekken gaat vergezeld van een overeenkomst die door de betrokken partijen wordt ondertekend.

Wij beoordelen uw aanvraag op basis van de weigeringsgronden en de vereisten voor subsidie. Die staan beschreven in de subsidieregeling en/of in de Algemene Subsidieverordening. De beoordeling wordt uitgevoerd door medewerkers van de afdeling Subsidies, juristen, en de beleidsmedewerker van het beleidsveld waar de subsidie betrekking op heeft. Soms is er ook een adviescommissie bij de beoordeling betrokken.

Bestuursorganen zoals gemeentes, waterschappen of andere provincies kunnen een bijdrage aanvragen op grond van de Algemene bijdrageverordening Noord-Brabant. Op basis van de bijdrageverordening stellen Gedeputeerde Staten de bijdrageregelingen vast. In de regelingen staat altijd opgenomen wie voor welke bijdrage in aanmerking komt. Het aanvragen van bijdragen gaat via een digitaal formulier. Dit is te vinden op de webpagina van de betreffende bijdrageregeling.

De begroting is een belangrijk onderdeel van de subsidieaanvraag. Het is de basis voor het bepalen van de hoogte van de subsidie. Een begroting moet altijd sluitend zijn. Dat wil zeggen dat de begroting een financieringsplan bevat, waaruit kan worden opgemaakt hoe en door wie de kosten van het project worden gedekt.

De totale kosten van het project moeten worden vermeld, evenals de eigen bijdrage aan het project, het gevraagde subsidiebedrag en eventuele bijdragen van andere partijen (cofinanciering). Het financieringsplan moet uitkomen op 100% dekking van de totale kosten van het project. Zorg er in de begroting ook voor dat de omschrijving van de kostenposten aansluiten bij de activiteiten die u in het projectplan vermeldt en maak een onderscheid naar kalenderjaar (indien van toepassing). Maak ook altijd de berekeningswijze inzichtelijk door middel van een onderbouwing met bijvoorbeeld prijsopgaven, offertes, bestekken of ureninzet en uurtarieven.

Op het moment dat uw aanvraag niet volledig is zal de termijn verlengd worden tot dat we de opgevraagde stukken hebben ontvangen. Dit nemen we op in de brief waarin we de stukken bij u opvragen. Zo is altijd duidelijk wat de nieuwe beslistermijn zal zijn. Ook als wij u tussentijds aanvullende vragen stellen over uw aanvraag, schuift de beslistermijn op, dit wordt opschorten genoemd.

Soms hebben wij zelf meer tijd nodig voor de beoordeling, bijvoorbeeld als er externe partijen zijn betrokken bij de beoordeling. Hierover ontvangt u dan een bericht. Wij verzoeken u daarin om expliciet in te stemmen met het verlengen van de beslistermijn.

De beslistermijnen zijn geregeld in de Algemene Subsidieverordening. In de meeste gevallen is dit 13 weken, ofwel na ontvangst van uw aanvraag, ofwel na afloop van de aanvraagperiode. De aanvraag moet dan wel volledig zijn.

In bepaalde gevallen geldt een behandeltermijn van maximaal 22 of 40 weken. Een langere beslistermijn is aan de orde bij Europese cofinanciering, beoordeling van de subsidieaanvraag door een adviescommissie of wanneer er nader (internationaal) onderzoek loopt.

Bent u het niet eens met een besluit, dan kunt u schriftelijk een bezwaarschrift indienen. Dit kan binnen zes weken na de dag van verzending van het besluit. Het adres voor uw bezwaar en de gegevens die u bij uw bezwaarschrift dient te vermelden leest u onderaan de brief waarin wij u het besluit mee delen.

De beslistermijnen zijn geregeld in de Algemene Subsidieverordening. In de meeste gevallen is dit 13 weken, ofwel na ontvangst van uw aanvraag, ofwel na afloop van de aanvraagperiode. De aanvraag moet dan wel volledig zijn.

In bepaalde gevallen geldt een behandeltermijn van maximaal 22 of 40 weken. Een langere beslistermijn is aan de orde bij Europese cofinanciering, beoordeling van de subsidieaanvraag door een adviescommissie of wanneer er nader (internationaal) onderzoek loopt.

Bestuursorganen zoals gemeentes, waterschappen of andere provincies kunnen een bijdrage aanvragen op grond van de Algemene bijdrageverordening Noord-Brabant. Op basis van de bijdrageverordening stellen Gedeputeerde Staten de bijdrageregelingen vast. In de regelingen staat altijd opgenomen wie voor welke bijdrage in aanmerking komt. Het aanvragen van bijdragen gaat via een digitaal formulier. Dit is te vinden op de webpagina van de betreffende bijdrageregeling.

Als uit steekproefcontrole blijkt dat de activiteiten niet of niet geheel zijn verricht en de subsidieontvanger dit niet heeft gemeld, kunnen Gedeputeerde Staten de subsidievaststelling intrekken of de subsidie op een lager bedrag vaststellen. De subsidieontvanger moet dan (een gedeelte van) de subsidie terugbetalen. Ook kunnen Gedeputeerde Staten het vast te stellen subsidiebedrag nog eens 5% extra lager vaststellen, op grond van de beleidsregel Misbruik en Oneigenlijk gebruik.

Dit is afhankelijk van het subsidie arrangement. Zie voor een toelichting hierop de vraag “Hoe worden subsidies binnen de drie verschillende arrangementen gecontroleerd?” Wij adviseren u altijd goed de brief met het subsidiebesluit te checken. Er kunnen namelijk uitzonderingen zijn, bijvoorbeeld als gevolg van (doorgaans strengere) Europese regelgeving op het gebied van staatssteun.

Wij houden een register bij van alle subsidieaanvragers die in de steekproefpopulatie vallen (in ieder geval alle verleende subsidies tot € 125.000). Welke subsidieontvangers gecontroleerd worden, wordt door middel van een selectie gecontroleerd.

Afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag wordt bepaald hoe de verantwoording en controle plaats zal vinden. De provincie kent 3 arrangementen voor subsidieverlening, elk met een eigen verantwoording en controle.

Arrangement 1

Subsidies tot € 25.000. Arrangement 1 heeft lage administratieve en uitvoeringslasten. Subsidies die in dit arrangement vallen worden direct vastgesteld. Verantwoording vindt alleen desgevraagd plaats door middel van een steekproef en gaat alleen over de prestatie. De subsidieaanvrager hoeft geen financiële administratie bij te houden, maar moet wel stukken bewaren als bewijs dat de activiteiten zijn uitgevoerd.

Arrangement 2

Subsidies van € 25.000 tot € 125.000. Arrangement 2 subsidies worden eerst verleend en vastgesteld als de activiteiten zijn afgerond. De aanvrager moet hiervoor een verantwoording indienen maar, meestal, alleen over de prestatie en niet over de financiën. In voorkomende gevallen kunnen Gedeputeerde Staten echter afwijken van deze bepaling. Check daarom altijd goed de verplichtingen die in de brief met het subsidiebesluit staan opgenomen.

Arrangement 3

Subsidies vanaf € 125.000. Arrangement 3 subsidies kennen de hoogste administratieve en uitvoeringslasten. Ze worden eerst verleend en vastgesteld als de activiteiten zijn afgerond. De subsidieontvanger moet een zowel een financiële verantwoording indienen als een activiteitenverslag over de prestaties. Ook moet er een controleverklaring van een accountant worden aangeleverd.

Het subsidiesysteem is zo ingericht dat subsidieontvangers niet meer in alle gevallen belast worden met verantwoording. Daar staat tegenover dat het gegeven vertrouwen wel gerechtvaardigd moet zijn.  Subsidieontvangers worden daarom steekproefsgewijs gecontroleerd. We controleren of de activiteit(en) al dan niet zijn uitgevoerd en of aan de opgelegde verplichtingen is voldaan.

U kunt een aanvraag indienen door het digitale aanvraagformulier in te vullen en te ondertekenen met een digitale handtekening. Met eHerkenning zet u een digitale handtekening. Hiervoor heeft u eHerkenning niveau 2+ nodig met de specifieke machtiging: ondertekenen subsidieaanvragen provincie Noord-Brabant.

In een subsidieregeling staat bepaald hoe wij de subsidieaanvragen beoordelen. Twee veelgebruikte manieren zijn behandeling ‘op volgorde van binnenkomst’ of via de methodiek van een ‘tenderbeoordeling’.

• Bij op volgorde van binnenkomst beginnen we meteen als de subsidieregeling open gaat met het beoordelen van de subsidieaanvragen. De aanvragen die eerder binnen komen (én volledig zijn én aan alle eisen en verplichtingen voldoen) maken meer kans op subsidie, want er is ook een subsidieplafond, en voor het budget geldt op = op.
• Bij een tenderregeling beoordelen we na de sluitingsdatum van de subsidieregeling alle aanvragen in één keer tegelijk. Na die datum vragen we geen aanvullende stukken meer op. Iedere aanvrager krijgt even lang de tijd om een complete aanvraag in te dienen. Controleer daarom wel altijd goed of alle stukken zijn bijgevoegd, voordat u uw aanvraag definitief indient.

Staatssteun is (financiële) hulp van de overheid aan een bedrijf of branche, zoals een subsidie. De financiële steun kan leiden tot oneerlijke concurrentie. Als er sprake is van staatssteun, betekent dat niet automatisch dat het verboden is. Wanneer sprake is van staatssteun moet de steun in principe vooraf bij de Europese Commissie worden gemeld ter goedkeuring. Daarbij wordt de steunmaatregel beoordeeld op grond van het staatssteunbeleid van de commissie. De commissie heeft een aantal vrijstellingen bepaald op grond waarvan een melding achterwege kan blijven. In die gevallen hoeft er slechts een administratief traject gevolgd te worden. De vrijstellingen hebben onder meer betrekking op onderzoek, ontwikkeling en innovatie, opleiding, milieubescherming, cultureel erfgoed, infrastructuur, werkgelegenheid. Voor agrariërs zijn onder meer vrijstellingen voor investeringen, advieskosten, bedrijfsvervangingsdiensten en opleiding vastgesteld.

Om te beoordelen of er sprake is van staatssteun, worden de volgende criteria gehanteerd (art. 107 lid 1 VWEU):

• Er is sprake van staatsmiddelen die aan een onderneming worden verleend;
• deze staatsmiddelen verschaffen een economisch voordeel dat niet via normale commerciële weg zou zijn verkregen (niet-marktconform voordeel);
• de maatregel is selectief: het geldt voor één of enkele ondernemingen, een specifieke sector/regio;
• de maatregel vervalst de mededinging (in potentie) en (dreigt te) leiden tot een ongunstige beïnvloeding van het handelsverkeer in de EU.

Een subsidieplafond is het bedrag dat voor een (onderdeel van een) subsidieregeling beschikbaar is voor een bepaalde periode. Nieuwe of gewijzigde subsidieplafonds worden gepubliceerd in het Provinciaal Blad. Als het subsidieplafond is bereikt, is er geen budget meer en wordt de subsidieaanvraag afgewezen.

De provincie Noord-Brabant vindt het belangrijk om haar burgers te informeren over haar rol in de samenleving. Wij verwachten dat u in publicitaire uitingen over het project vermeldt dat de activiteit geheel of gedeeltelijk met financiële steun van de provincie Noord-Brabant wordt of is gerealiseerd. Zo draagt u bij aan de zichtbaarheid van de provincie Noord-Brabant en uw project. 
Actuele informatie over het beeldmerk en het logo vindt u op www.brabant.nl/huisstijl.

De volgende veranderingen in uw project moet u altijd melden:

• De activiteiten die u gepland heeft gaan niet door of gaan langer duren;
• De activiteiten die u gepland heeft worden op een andere manier uitgevoerd;
• De begroting wijzigt (bepaalde kosten vallen lager of hoger uit, of er verandert iets in de dekking van de kosten);
• U haalt de datum voor het indienen van een verplichte rapportage (over de voortgang of voor de vaststelling) niet;
• U voert het project uit in een samenwerkingsverband en een (of meer) partner(s) wijzigt/wijzigen;
• U gaat failliet of er is sprake van surseance van betaling.

Het niet of te laat melden van wijzigingen kan ertoe leiden dat u minder subsidie krijgt.

Wanneer uw project wijzigt, moet u dit z.s.m. aan ons laten weten. Bijvoorbeeld als de begroting wijzigt, sommige activiteiten niet door gaan, of als het project langer gaat duren. In die gevallen denken wij graag mee over een oplossing.

Een registratie in het onregelmatighedenregister kan bijdragen aan een afweging om toekomstige subsidie preventief te weigeren.

Bij het niet voldoen aan de meldingsplicht én als de feiten die niet zijn gemeld hebben geleid tot het lager vaststellen van de subsidie. Of als misbruik of oneigenlijk gebruik is vastgesteld. Het onregelmatighedenregister is niet openbaar en aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De mogelijkheden tot handhaving zijn o.a. vastgelegd in de beleidsregel Misbruik en Oneigenlijk gebruik subsidies Noord-Brabant. Gedeputeerde Staten kunnen:

• subsidies vaststellen op nihil, intrekken of ten nadele van de subsidieontvanger wijzigen;
• de subsidieontvanger opnemen in het onregelmatighedenregister;
• aangifte doen van fraude bij het Openbaar Ministerie;
• een volgende subsidieaanvraag preventief weigeren op grond van de Algemene wet bestuursrecht.

Als een subsidieontvanger de gesubsidieerde activiteit niet realiseert wordt de subsidie ingetrokken of op nihil vastgesteld. Als een subsidieontvanger de gesubsidieerde activiteit gedeeltelijk niet realiseert, waardoor de aan de subsidie gekoppelde resultaatdoelstelling(en) gedeeltelijk niet gerealiseerd wordt/worden, kan de subsidie naar evenredigheid lager worden vastgesteld.

Er is sprake van misbruik als iemand subsidie aanvraagt, of heeft aangevraagd, met als doel die subsidie ten onrechte te verkrijgen. En daarvoor verstrekt hij opzettelijk: geen gegevens, te laat gegevens, onjuiste gegevens of onvolledige gegevens.  Er is sprake van oneigenlijk gebruik van een subsidie als iemand wel handelt volgens de gegevens van de wet, maar in strijd met de bedoelingen van de wettelijke bepalingen. Als gevolg daarvan verkrijgt of geniet hij een (in sommige gevallen te hoge) subsidie.

De provincie heeft een Openbaar Subsidie- en bijdrageregister. Hierin staan alle subsidies en bijdragen die door de provincie zijn verleend. Er komt ieder kwartaal een actuele versie beschikbaar. Ook is er jaarlijks een update van het register vastgestelde subsidies en bijdragen. Hierin staan niet alleen de subsidies en bijdragen die de provincie zelf heeft vastgesteld, maar ook de subsidies en bijdragen die onder mandaat zijn vastgesteld. Sommige subsidieregelingen laat de provincie namelijk uitvoeren door mandaatinstellingen, vanwege hun specifieke expertise

Onder subsidieplafond wordt verstaan: het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies en/of bijdragen.

Het subsidieplafond wordt ook wel het 'beschikbare budget' genoemd. Wanneer het subsidieplafond is bereikt of dreigt te worden bereikt wordt hiervan een melding weergeven bij de desbetreffende subsidie en/of bijdrageregeling.

In het regelingenoverzicht.

Uitbetaling vindt uiterlijk plaats binnen 6 weken na de verzenddatum van de brief met het subsidiebesluit, óf volgens de datums in het betaalschema dat in de beschikking met het subsidiebesluit is opgenomen.

Subsidies tot €25.000 die direct of ambtshalve worden vastgesteld krijgen een voorschot of uitbetaling van 100% van het subsidiebedrag. Het voorschot wordt in één keer uitbetaald.
Voor subsidies van €25.000 en meer zijn de hoogte en de termijnen van de bevoorschotting bepaald in de subsidieregeling. Als er geen subsidieregeling is, dan staat het vermeld in de beschikking. Dat is de brief met het subsidiebesluit.