Informatie- en archiefbeheer

Systematisch toezicht

Bij het houden van toezicht op de gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen gaat de provincie uit van het vertrouwen dat zij heeft in de deskundigheid van de toezichtontvanger en de archivaris. Dit betekent onder meer dat zij niet het werk van de archivaris als horizontaal toezichthouder overdoet. Waar de provincie wel naar kijkt, is in eerste instantie of de horizontale controle kan worden uitgevoerd door de raad c.q. het algemeen bestuur, en in tweede instantie of de wettelijke taken zodanig worden nageleefd dat de toezichtontvanger steeds in voldoende mate verantwoording kan afleggen over zijn handelen.

2-jaarlijkse cyclus

Bij het beoordelen wordt eerst gekeken of de jaarlijkse verslaglegging van het college van B&W aan de raad c.q. van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur heeft plaatsgevonden. De verslaglegging kan het ene jaar plaatsvinden door middel van een verslag en een SMART-beschreven verbeterplan, dat gebaseerd is op het (KPI-)-verslag van de archivaris. Het andere jaar volstaat een voortgangsrapportage op het verbeterplan.

Vanaf dit jaar wordt het inhoudelijke toezicht, meer nog dan voorheen, gericht op risico’s die een gevaar vormen voor een goede, geordende en toegankelijke informatiehuishouding en/of het verloren gaan van overheidsinformatie. De provincie kijkt onder andere naar de kwalitatieve maatregelen die worden getroffen om de risico’s te beperken. De informatie die nodig is om toezicht te houden, wordt precies beschreven in de Factsheet Interbestuurlijk Toezicht - Informatie- en archiefbeheer. Dit document kunt u onderaan deze pagina downloaden.

SMART

Bij de benodigde informatie hoort ook een SMART-beschreven verbeterplan. Bij de beoordeling van het verbeterplan wordt SMART als volgt toegepast:

• S: dat de beschrijving van het knelpunt, de aanpak op hoofdlijnen en het voorziene eindresultaat voldoende specifiek (in de betekenis van concreet) is beschreven;
• M: dat de verbetering die gaat ontstaan, voldoende meetbaar is, bijv. (bijvoorbeeld) door de toepassing van kwaliteitszorg/checks & balances, t.o.v. het knelpunt;
• A: dat de voorziene oplossing acceptabel (in de betekenis van geaccepteerd) is voor bestuur (college/dagelijks bestuur en raad/algemeen bestuur), directie en organisatie;
• R: dat de aanpak waarin de oplossing geïmplementeerd gaat worden haalbaar en realistisch is;
• T: dat het voorziene tijdpad om van knelpunt naar oplossing te komen haalbaar is.